Vergoeding binnenlandse dienstreis vanaf 1 april 2020

Een werknemer die zich in opdracht van zijn werkgever verplaatst binnen België, maakt daarbij kosten. De werkgever mag deze kosten voor een binnenlandse dienstreis forfaitair vergoeden. Vanaf 1 april 2020 verhogen de fiscale bedragen naar aanleiding van een indexaanpassing.

Bedragen vanaf 1 april 2020:

  • dagvergoeding: 17,41 EUR / dag
  • huisvestingskosten: 130,58 EUR / dag

Gevolgen voor de werkgever

Mits alle voorwaarden voldaan zijn, mag u uw werknemer vanaf 1 april 2020 een hoger forfaitair bedrag toekennen als terugbetaling van kosten gemaakt tijdens binnenlandse dienstreizen.

Fiscaal

Zowel ambtenaren als werknemers uit de privésector die een dienstreis of verplaatsing in opdracht van hun werkgever maken binnen België, kunnen daarvoor een forfaitaire kostenvergoeding ontvangen.

De toepasselijke forfaits worden aangepast aan de levensduurte op basis van een automatische indexkoppeling.

Respecteert de werkgever de gestelde voorwaarden en bedragen, dan zal men deze vergoedingen beschouwen als een terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever. De vergoeding vormt dan een niet-belastbaar voordeel voor de werknemer en een aftrekbare beroepskost voor de werkgever.

Wanneer toch niet voldaan is aan de voorwaarden of de werkgever kent toch hogere forfaitaire vergoedingen toe, zullen deze vergoedingen beschouwd worden als belastbare bezoldigingen, tenzij de werkgever bewijst dat: 

  • De vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn;
  • Die vergoeding ook daadwerkelijk aan die kosten is besteed. 

Daarnaast dient men erover te waken dat de door het forfait gedekte kosten niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen door de werkgever.

Vanaf 1 april 2020 zijn volgende maximum forfaits van toepassing:

  Maaltijd- of dagvergoeding Maandelijkse forfaitaire vergoeding huisvestingskosten
Basisbedrag 10 EUR / dag Max. 16 x 10 EUR / maand (bij voltijdse tewerkstelling) 75 EUR / nacht
Geïndexeerd bedrag vanaf 1 april 2020 17,41 EUR / dag Max. 16 x 17,41 EUR / maand (bij voltijdse tewerkstelling) 130,58 EUR / nacht

Voorwaarden

Het bedrag van de maaltijd- of dagvergoeding bedraagt 17,41 euro (niet-geïndexeerd 10,00 euro). Deze vergoeding dekt alle maaltijdkosten die de werknemer heeft tijdens de dienstverplaatsing. 

Hieraan zijn wel voorwaarden verbonden:

  • Het gaat om een verplaatsing in opdracht van de werkgever die minimum 6 uur duurt.
  • De werkgever of een derde vergoedt op geen enkele manier de maaltijdkosten van de werknemer (de werknemer heeft dus geen toegang tot een bedrijfsrestaurant, de werknemer ontvangt geen gratis maaltijd vanwege een derde, …). Wanneer de werkgever een maaltijdcheque toekent voor dezelfde periode moet hij de werkgeversbijdrage in mindering brengen van de dagvergoeding.

Voor de federale ambtenaren geldt een bijkomende voorwaarde. Hun verplaatsing moet verder zijn dan 25 km buiten de agglomeratie van de administratieve standplaats. Voor werknemers tewerkgesteld in de privésector geldt deze voorwaarde niet.

Voor werknemers die een reizende functie hebben (een functie waarvan de aard regelmatige dienstverplaatsingen inhoudt) kan men ook gebruik maken van een maandelijkse forfaitaire vergoeding. Hierbij geldt de voorwaarde van minimale duurtijd en minimale afstand niet.

Voor een werknemer met voltijdse prestaties is de maandelijkse vergoeding gelijk aan “een” aantal keren het bedrag van de dagvergoeding (17,41 euro), met een absoluut maximum van 16 keer.

Voor deeltijdse prestaties moet men een pro rata toepassen op basis van het tewerkstellingspercentage.

De vergoeding mag toegekend worden ongeacht het exacte aantal dienstreizen. Het forfait is dan gekoppeld aan een bepaalde functie (die regelmatige dienstreizen meebrengt) en niet aan een bepaald aantal dienstreizen.

Let wel : dit maandelijks bedrag is een maximum en de fiscus kan zich baseren op de gemaakte dienstreizen van het voorgaande jaar om te oordelen of het toegekende maandelijkse forfait wel beantwoordt aan de realiteit.

Het cumul verbod blijft wel van toepassing. De werkgever of een derde mag onder geen beding de maaltijdkosten op een andere manier vergoeden. 

Soms moet een werknemer (of bedrijfsleider) naar aanleiding van de dienstreis ergens blijven logeren. Ook deze kost mag de werkgever forfaitair vergoeden a rato van 130,58 euro/nacht (niet-geïndexeerd: 75 euro).

De werkgever of een derde mag in dit geval deze huisvestingskost niet op zich nemen of via een ander voordeel dekken. Wanneer een werknemer (of bedrijfsleider) bijvoorbeeld ter plaatse over gratis huisvesting beschikt, mag men de aanvullende vergoeding voor verblijfskosten niet toekennen. 

Wat met de RSZ?

De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid hanteert eigen principes met betrekking tot kostenvergoedingen voor binnenlandse dienstverplaatsingen. De RSZ spreekt in dit verband van baanvergoedingen.

Zowel wat de bedragen als wat de minimumduur van de verplaatsing betreft, zitten RSZ en fiscus dus jammer genoeg niet op dezelfde lijn.

De bedragen die vandaag (nog steeds) van toepassing zijn:

Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: afwezigheid van faciliteiten 10,00 EUR/dag – niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend) en geen gebruik kan maken van de sanitaire en andere faciliteiten die voorhanden zijn in een onderneming, een bijkantoor of op de meeste werven.
Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: maaltijd 7,00 EUR/dag – niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend). – het bedrag van de maaltijdvergoeding wordt maar aanvaard als de werknemer niet anders kan dan een maaltijd buitenshuis te gebruiken.
Verblijfskosten in België 35,00 EUR/nacht – als de werknemer voor de nacht niet naar huis kan komen omdat de werkplaats te ver verwijderd is. – dekt de kosten van avondmaal, logies en ontbijt.

Bron : Administratieve instructies 2020/1

Over het cumulverbod zijn beide instanties het wel eens. Ook voor de RSZ geldt namelijk dat:

  • De werkgever de kost niet én op forfaitaire wijze kan vergoeden én op basis van reële bewijsstukken  terugbetalen.
    Men moet dus één van beide systemen kiezen en dit consequent toepassen.
  • De werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque in mindering moet komen van de maaltijdvergoeding van 7 euro wanneer de werknemer voor deze dag buitenshuis ook een maaltijdcheque ontvangt.