Een werknemer die zich in opdracht van zijn werkgever verplaatst binnen België, maakt daarbij kosten. De werkgever mag deze kosten voor een binnenlandse dienstreis forfaitair vergoeden. Sinds 1 juni 2024 verhogen de toepasselijke forfaits naar aanleiding van een indexaanpassing.
Bedragen sinds 1 juni 2024:
- Dagvergoeding: 20,80 EUR / dag
- Huisvestingskosten: 156,05 EUR / dag
Als de werkgever zich houdt aan de vastgestelde bedragen en de bijbehorende voorwaarden, beschouwt de fiscus deze vergoedingen als kosten die volledig ten laste van de werkgever vallen (volgens de “ernstige norm”). In dat geval zijn de vergoedingen voor de werknemer niet belastbaar en vormen ze voor de werkgever aftrekbare beroepskosten.
Gevolgen voor de werkgever
Mits alle voorwaarden voldaan zijn, mag u uw werknemer sinds 1 juni 2024 een hoger forfaitair bedrag toekennen als terugbetaling van kosten gemaakt tijdens binnenlandse dienstreizen.
Fiscaal
Zowel ambtenaren als werknemers uit de privésector die een dienstreis of verplaatsing in opdracht van hun werkgever maken binnen België, kunnen daarvoor een forfaitaire kostenvergoeding ontvangen.
De toepasselijke forfaits worden aangepast aan de levensduurte op basis van een automatische indexkoppeling.
Respecteert de werkgever de gestelde voorwaarden en bedragen, dan zal men deze vergoedingen beschouwen als een terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever. De vergoeding vormt dan een niet-belastbaar voordeel voor de werknemer en een aftrekbare beroepskost voor de werkgever.
Wanneer toch niet voldaan is aan de voorwaarden of de werkgever kent toch hogere forfaitaire vergoedingen toe, zullen deze vergoedingen beschouwd worden als belastbare bezoldigingen, tenzij de werkgever bewijst dat:
- De vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn;
- Die vergoeding ook daadwerkelijk aan die kosten is besteed.
Daarnaast dient men erover te waken dat de door het forfait gedekte kosten niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen door de werkgever.
Sinds 1 juni 2024 zijn volgende maximum forfaits van toepassing:
| Basisbedrag | Geïndexeerd bedrag vanaf 1 juni 2024 | |
| Maaltijdkosten (dagelijkse forfaitaire vergoeding) | 10 EUR/dag | 20,80 euro/dag |
| Reizende personeel (maandelijkse forfaitaire vergoeding) | Max. 16 × 10 euro/maand (voltijdse prestaties) | Max. 16 × 20,80 euro/maand (voltijdse prestaties) |
| Huisvestingskosten | 75 euro/nacht | 156,05 euro/nacht |
Voorwaarden
Forfaitaire maaltijd- of dagvergoeding:
- De verplaatsing in opdracht van de werkgever duurt minimum 6 uur;
- De werkgever of een derde vergoedt op geen enkele manier de maaltijdkosten van de werknemer.
De werknemer mag dus bijvoorbeeld geen toegang hebben tot een bedrijfsrestaurant of geen gratis maaltijd ontvangen vanwege een derde.
Wanneer de werkgever een maaltijdcheque toekent voor diezelfde dag, moet hij de werkgeversbijdrage in die maaltijdcheque in mindering brengen van de dagvergoeding.
Maandelijkse forfaitaire vergoeding bij reizende functie:
- De voorwaarden van minimale duurtijd en minimale afstand gelden hier niet.
- Het cumulverbod blijft wel van toepassing.
Huisvestingskosten:
- Cumulverbod blijft van toepassing.
- De werkgever of een derde mag deze huisvestingskosten op geen enkele andere manier vergoeden of via een ander voordeel dekken.
- Wanneer een werknemer (of bedrijfsleider) bijvoorbeeld ter plaatse over gratis huisvesting beschikt, mag de werkgever/onderneming de aanvullende vergoeding voor verblijfskosten niet toekennen.
Hierbij een overzicht van alle maximumbedragen sinds 2022:
| Maaltijd- of dagvergoeding | Maandelijkse forfaitaire vergoeding | Huisvestingskosten | |
| Basisbedrag (niet-geïndexeerd) | 10 EUR per dag | Max. 16 x 10 EUR per maand (bij voltijdse tewerkstelling) | 75 EUR per nacht |
| Geïndexeerd bedrag op 1 januari 2022 | 17,75 EUR per dag | Max. 16 x 17,75 EUR per maand (bij voltijdse tewerkstelling) | 133,18 EUR per nacht |
| Geïndexeerd bedrag vanaf 1 februari 2022 | 18,11 EUR per dag | Max. 16 x 18,11 EUR per maand (bij voltijdse tewerkstelling) | 135,85 EUR per nacht |
| Geïndexeerd bedrag vanaf 1 april 2022 | 18,47 EUR per dag | Max. 16 x 18,47 EUR per maand (bij voltijdse tewerkstelling) | 138,57 EUR per nacht |
| Geïndexeerd bedrag vanaf 1 juni 2022 | 18,84 EUR per dag | Max. 16 x 18,84 EUR per maand (bij voltijdse tewerkstelling) | 141,33 EUR per nacht |
| Geïndexeerd bedrag vanaf 1 september 2022 | 19,22 EUR per dag | Max. 16 x 19,22 EUR per maand (bij voltijdse tewerkstelling) | 144,16 EUR per nacht |
| Geïndexeerd bedrag vanaf 1 december 2022 | 19,60 EUR per dag | Max. 16 x 19,60 EUR per maand (bij voltijdse tewerkstelling) | 147,05 EUR per nacht |
| Geïndexeerd bedrag vanaf 1 januari 2023 | 19,99 EUR per dag | Max. 16 x 19,99 EUR per maand (bij voltijdse tewerkstelling) | 149,99 EUR per nacht |
| Geïndexeerd bedrag vanaf 1 december 2023 | 20,39 EUR per dag | Max. 16 x 20,39 EUR per maand (bij voltijdse tewerkstelling) | 152,99 EUR per nacht |
| Geïndexeerd bedrag vanaf 1 juni 2024 | 20,80 EUR per dag | Max. 16 x 20,80 EUR per maand (bij voltijdse tewerkstelling) | 156,05 EUR per nacht |
Wat met de RSZ?
De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid hanteert eigen principes met betrekking tot kostenvergoedingen voor binnenlandse dienstverplaatsingen. De RSZ spreekt in dit verband van baanvergoedingen.
Zowel wat de bedragen als wat de minimumduur van de verplaatsing betreft, zitten RSZ en fiscus dus jammer genoeg niet op dezelfde lijn.
De bedragen die vandaag (nog steeds) van toepassing zijn:
| Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: afwezigheid van faciliteiten | 10,00 EUR/dag | – niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend) en geen gebruik kan maken van de sanitaire en andere faciliteiten die voorhanden zijn in een onderneming, een bijkantoor of op de meeste werven. |
| Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: maaltijd | 7,00 EUR/dag | – niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend). – het bedrag van de maaltijdvergoeding wordt maar aanvaard als de werknemer niet anders kan dan een maaltijd buitenshuis te gebruiken. |
| Verblijfskosten in België | 35,00 EUR/nacht | – als de werknemer voor de nacht niet naar huis kan komen omdat de werkplaats te ver verwijderd is. – dekt de kosten van avondmaal, logies en ontbijt. |
Bron : Administratieve instructies 2024/1
Over het cumulverbod zijn beide instanties het wel eens. Ook voor de RSZ geldt namelijk dat:
- De werkgever de kost niet én op forfaitaire wijze kan vergoeden én op basis van reële bewijsstukken terugbetalen.
Men moet dus één van beide systemen kiezen en dit consequent toepassen. - De werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque in mindering moet komen van de maaltijdvergoeding van 7 euro wanneer de werknemer voor deze dag buitenshuis ook een maaltijdcheque ontvangt.