Wist je dat je ook als bedrijfsleider een forfaitaire onkostenvergoeding kan toevoegen als bonus aan je loon? Ook dan maak je tenslotte kosten tijdens de uitvoering van je werk, die je kan dekken met een onkostenvergoeding. We vuurden enkele vragen af op Nancy Rogiers hierover.
Onkostenvergoedingen, wat zijn dat eigenlijk?
Dat zijn variabele of forfaitaire vergoedingen toegekend aan de bedrijfsleider als terugbetaling van bepaalde kosten die werden gemaakt. Deze zijn niet belastbaar bij de bedrijfsleider maar wel aftrekbaar voor de vennootschap.
Geef eens een voorbeeld?
Typische voorbeelden zijn internetkosten, telefoonkosten, parkeerkosten, restaurantkosten voor meetings met klanten, taxi of openbaar vervoer, een maaltijdvergoeding indien er geen maaltijdcheques zijn, etc.
Welke zijn de spelregels van 2023? En hoe verschillen ze dan van vroeger?
Het kan gaan over een terugbetaling van werkelijk gemaakte kosten of via een forfaitair bedrag. We kunnen deze kosten onderverdelen in 3 categorieën:
Categorie 1: De forfaitaire terugbetaling gebeurt op basis van ernstige normen volgens specifieke richtlijnen, deze zijn vastgelegd door de overheid, zoals bijvoorbeeld binnenlandse dagvergoeding, kilometervergoeding, thuiswerk, vergoeding internet, vergoeding laptop, parkingkosten, carwashkosten en garagekosten.
Categorie 2: Het gaat ook over een forfaitaire terugbetaling maar volgens andere maatstaven, dus geen ernstige normen.
Categorie 3: Terugbetaling op basis van bewijsstukken. De verschillen tegenover vroeger gaan vooral over de verplichte vermelding op fiche van categorie 3 met bedrag.
Hoe komt dat op de fiscale fiche te staan?
Dit staat op de fiche in het vak 18 ‘Diverse inlichtingen’: Eigen kosten van de vennootschap.
Welke tip geef je nog mee aan de ondernemer ivm de kostenvergoeding?
Indien de bedrijfsleider kosten voor de vennootschap eerst privé betaalt heeft, dan moet dit nu opgenomen worden op de fiche. Betaal alle kosten van de vennootschap met de rekening of de bankkaart van de vennootschap, dan vermijd je discussie. Ook moet je van alle kosten een factuur vragen op naam van de vennootschap. Kosten gemaakt op basis van een kasticket moeten ook vermeld worden op de fiche.