Sinds 1 december 2023 is er sprake van een stijging van de maximale RSZ-belastingvrije thuiswerkvergoeding naar 151,70 EUR per maand. Dit maakte de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) in haar tussentijdse instructies bekend. Wij frissen je kennis hierover graag nog even op.
Welke werknemers komen in aanmerking?
Werknemers die met regelmaat en structureel thuiswerken kan je een thuiswerkvergoeding toekennen.
De RSZ verstaat onder deze termen het volgende:
- Regelmatig en structureel: gemiddeld één werkdag/week (zowel voor deeltijdse als voltijdse werknemers). De RSZ aanvaardt dat deze voorwaarde op maandbasis wordt vervuld (bijvoorbeeld: 1 dag /week, 2 ½ dag /week, 1 week /maand).
- Thuiswerk: het werk dat de werknemer in zijn private ruimtes verricht, terwijl hij dat ook op de werkvloer van de werkgever kan verrichten (op normale werkdagen en tijdens de normale werkuren).
Welk bedrag?
De RSZ aanvaardt nu een maximumbedrag van 151,70 EUR per maand (voorheen: 148,73 EUR), geldig voor zowel deeltijdse als voltijdse werknemers. Voor deeltijdse werknemers hoef je het bedrag niet te proratiseren. Het is belangrijk op te merken dat dit bedrag als een bovengrens fungeert; je kunt een lager bedrag toekennen. Indien je echter een hoger bedrag toewijst, zal zowel RSZ als bedrijfsvoorheffing verschuldigd zijn.
Iedereen hetzelfde?
Het staat je vrij om aan alle medewerkers dezelfde vergoeding voor thuiswerken toe te kennen, maar dit is niet verplicht. Je hebt ook de mogelijkheid om verschillende bedragen toe te kennen aan verschillende categorieën van personeel. Het is echter belangrijk op te merken dat in dat geval, het vereist is dat je dit onderscheid op een niet-discriminerende wijze kunt rechtvaardigen.
Waarvoor dient het?
De forfaitaire kostenvergoeding dient om kleinere kantoorkosten die met thuiswerken gepaard gaan, te dekken.
Het gaat dan over:
- het gebruik van een kantoorruimte thuis;
- klein printer- en computermateriaal (bijvoorbeeld papier, inkt…);
- kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpen, …);
- nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming;
- onderhoud;
- verzekering;
- onroerende voorheffing;
- koffie, water, versnaperingen.
Het spreekt voor zich dat je deze kosten niet nog eens apart aan de werknemer mag terugbetalen.
Bovenop deze thuiswerkvergoeding kan je als werkgever echter wel nog tussenkomen in de kosten van het professioneel gebruik van de privé-internetaansluiting. Hetzelfde geldt voor het professioneel gebruik van een privécomputer met randapparatuur.
Indien je nog vragen hebt over deze regeling mag je ons steeds contacteren. Wij staan voor je klaar met raad en daad.