Het UBO-register – verplichte registratie tegen 30 september 2019

Met de oprichting van het centraal register van uiteindelijke begunstigden (in het Engels “Ultimate Beneficial Owner” (UBO)), heeft België een volgende stap in de strijd tegen het witwassen van geld gezet.

Dit nieuwe register zorgt immers voor meer transparantie rond de natuurlijke personen die werkelijk achter een organisatie schuil gaan. Hiertoe dient elke vennootschap zich aan te melden op een elektronisch portaal om deze natuurlijke personen te registreren. Bestaande vennootschappen hadden hiervoor de tijd tot uiterlijk 30 September 2019maar het blijft niet bij een eenmalige registratie.  De spelregels nog even opgesomd.

Wie moet zijn uiteindelijke begunstigden registreren?

Het UBO-register heeft tot doel alle informatie te verzamelen over de uiteindelijke begunstigden (UBO’s) van enerzijds alle in België opgerichte vennootschappen, (internationale) vzw’s en stichtingen, en anderzijds alle trusts, fiducieën en andere gelijkaardige organisaties die vanuit België worden beheerd (hierna: informatieplichtigen).
De omvang van de organisatie of het al dan niet hebben van rechtspersoonlijkheid doet voor de wet niet ter zake. Ook kleine vennootschappen, vzw’s, maatschappen, enz. vallen dus onder haar toepassingsgebied.

Tegen wanneer moeten de gegevens voor het eerst worden meegedeeld?

Informatieplichtingen die reeds bestonden op 30 september 2019 hadden tijd tot die dag om zichzelf te registreren. Nieuw opgerichte informatieplichtingen hebben 30 dagen na opstart of wijziging de tijd om zich te registreren.

Wie zijn de uiteindelijke begunstigden?

Voor wat betreft de vennootschappen, maakt de wet een onderscheid tussen drie categorieën van natuurlijke personen:

  1. al wie rechtstreeks of onrechtstreeks, al dan niet gegroepeerd, houder is van minstens 25 % van de aandelen en/of stemrechten;
  2. al wie op een andere manier (b.v. via een aandeelhoudersovereenkomst) zeggenschap heeft over de vennootschap;
  3. de leden van het hoger leidinggevend personeel.

Enkel wanneer categorie (1) en (2) niemand oplevert, moeten de personen uit de derde categorie als UBO worden geregistreerd.

De UBO’s die uit categorie (1) en (2) voortkomen, moeten daarentegen allemaal geregistreerd worden.

Voor alle andere informatieplichtigen, zoals b.v. vzw’s en stichtingen, verwijzen we naar de opsomming in de wet. Het gaat onder andere over alle bestuurders van vzw’s, stichters van stichtingen, enz.

Merk op dat de UBO’s uit alle opgesomde categorieën hier geregistreerd moeten worden, wat betekent dat de lijst van UBO’s aanzienlijk kan zijn.

Welke informatie over de UBO’s moet worden meegedeeld?

Per type organisatie somt de wet alle gegevens op van de UBO’s die zij aan het register moeten overmaken. Naast hun algemene identiteitsgegevens moet, in het geval van vennootschappen, bijvoorbeeld ook het percentage van hun uiteindelijk belang worden meegedeeld. De effectieve waarde ervan blijft daarentegen privé. Ook de gegevens van eventuele tussenvennootschappen moeten worden geregistreerd, zodat de volledige eigendomsstructuur van de vennootschap duidelijk wordt.

Op wie rust de verplichting om de informatie mee te delen?

Het zijn de bestuurders/zaakvoerders of de trustees of fiduciebeheerders van de informatieplichtigen die de gegevens en de nodige bewijsstukken moeten aanleveren. Wijzigt er iets aan die gegevens, dan moeten ze dat bovendien binnen de maand aan het UBO-register meedelen, en dit bovenop de verplichting om de gegevens ten minste jaarlijks bij te werken.

Sanctie

Bestuurders die (1) de vereiste informatie niet inwinnen of bijhouden,
(2) ze niet (tijdig) aan het UBO-register meedelen,
of (3) onvolledige of onjuiste informatie meedelen,
riskeren een administratieve geldboete van tussen de 250 en 50.000 euro.

Voor bestuurders van vennootschappen, (i)vzw’s en stichtingen kunnen de eerste twee vermelde inbreuken overigens in een bijkomende boete van 50 tot 5.000 euro resulteren.

Wie heeft toegang tot het register?

Zowel de bevoegde autoriteiten (zoals politie, parket en de fiscus) als zij die gegevens moeten doorgeven in het kader van hun cliëntenonderzoek (b.v. wij als accountant), hebben in principe toegang tot alle gegevens van de UBO’s van alle informatieplichtigen. Wat betreft vennootschappen kan bovendien elke burger het register raadplegen, met die nuance dat zijn toegang beperkt is tot slechts een aantal gegevens om de privacy van de UBO te beschermen. Hetzelfde geldt voor (i)vzw’s, stichtingen, trusts enz., zij het dat hier bijkomend een legitiem belang vereist is, of, afhankelijk van het geval, een schriftelijke aanvraag.

De toegang tot het register is overigens enkel voor de bevoegde autoriteiten gratis. Alle andere personen of organisaties die de informatie willen inkijken, moeten daarvoor een administratieve kost betalen.

Zijn er tot slot ook uitzonderingen?

Heeft een UBO reden om te denken dat hij gevaar loopt doordat zijn gegevens toegankelijk zijn?

Dan kan hij vragen om de zichtbaarheid van die gegevens te beperken. Ook voor minderjarige of handelingsonbekwame UBO’s is dat mogelijk.

Heb je nog meer vragen over het UBO-register, contacteer ons gerust.