Werkgevers zullen vanaf nu zowel de formele als de informele opleidingen van hun werknemers elektronisch moeten registreren via een nieuwe online tool, genaamd de Federal Learning Account (FLA). Het recht op opleiding van werknemers moet dan worden vastgelegd in dit nieuwe systeem.
De wet is op 1 april 2024 in werking getreden. De FLA is ondertussen ook gelanceerd, via www.federallearningaccount.be, maar de definitieve tool zou pas ingaan vanaf 30 november 2024. De overheid stelt op die manier dat werkgevers al kunnen ‘kennismaken’ met de FLA. Registratie is ook al mogelijk.
In deze blog geven we een overzicht van de informatie die momenteel beschikbaar is.
Individueel opleidingsrecht
De wet op de arbeidsdeal van 3 oktober 2022 heeft een individueel opleidingsrecht ingevoerd voor alle werknemers. Dit recht bestaat uit 5 opleidingsdagen per jaar vanaf 2024 voor elke voltijdse werknemer (4 opleidingsdagen in 2023).
Registratie van opleidingen en berekenen opleidingsrechten
De FLA (Federal Learning Account) is een initiatief van de overheid om een uitgebreid overzicht te verkrijgen van zowel formele als informele opleidingen die werknemers volgen bij hun werkgevers. Dit systeem documenteert diverse kenmerken van elke opleiding, waaronder:
- Omschrijving van de opleiding;
- Duur in uren en minuten;
- Start- en einddatum;
- Status (voltooid, niet gevolgd, gereserveerd, ongeschikt);
- Type (formeel of informeel);
- …
De FLA dient als administratieve vastlegging van het individuele opleidingsrecht dat werknemers sinds 2023 wettelijk of via sectorafspraken hebben. Dit recht varieert afhankelijk van factoren zoals de omvang van de onderneming, het werkregime, de anciënniteit van de werknemer, en de specifieke sectorafspraken, en moet eveneens in de FLA worden opgenomen.
Belangrijk: Alle werkgevers, inclusief KMO’s, zijn verplicht de opleidingen van hun werknemers in de FLA te registreren, zelfs als er geen specifiek wettelijk of sectoraal opleidingsrecht van toepassing is.
Registratie in de FLA kan op drie manieren plaatsvinden:
- Via de online webapplicatie;
- Via een BATCH-kanaal voor bulkverzending van gegevens in XML-formaat;
- Via een REST-API voor integratie in het eigen Learning Management System (LMS).
Registratie tegen uiterlijk 30 november 2024
Zoals gezegd is de wet sinds begin deze maand in werking getreden.
Het officiële en operationele begin van de FLA staat gepland voor 1 juni 2024. De tot dan toe ingevoerde gegevens zullen behouden blijven, zo garandeert de overheid.
Werkgevers hebben vervolgens een periode van zes maanden de tijd om alle formele en informele opleidingen die sinds 1 januari 2024 hebben plaatsgevonden, te registreren. Specifiek moeten de opleidingen van 1 januari tot 30 september 2024 uiterlijk op 30 november in de FLA opgenomen zijn. Ondanks dat de wet pas op 1 april is ingegaan, vereist het FOD dat ook opleidingen van het eerste kwartaal 2024 geregistreerd worden, hoewel hiervoor formeel geen wettelijke basis bestaat.
Het is van essentieel belang dat alle opleidingsinspanningen zorgvuldig worden bijgehouden.
Elke werkgever is ook verplicht het individuele opleidingsrecht van elke werknemer, uitgedrukt in dagen of uren, te registreren. Indien dit niet gebeurt, zal de overheid in november 2024 eenmalig de rechten voor dat jaar zelf aanvullen. Vanaf dan zal deze aanvulling jaarlijks op 1 januari plaatsvinden voor het aankomende jaar.
Er rijst natuurlijk de vraag of deze aanvullingen correct zullen zijn. Volgens de wet moet de werkgever alle geregistreerde gegevens controleren, aanpassen waar nodig, en ontbrekende gegevens aanvullen.
Administratieve verplichtingen
De werkgeversorganisaties voerden intensieve gesprekken met de overheid om de registratieplicht af te voeren, minder belastend en/of meer werkbaar en meer afgestemd op de reële opleidingsnoden te maken. Ze kregen echter geen gehoor.
We zijn ons er terdege van bewust dat de FLA een enorme administratieve last met zich meebrengt voor werkgevers. De pilootfase die aan de oplevering van de FLA voorafging, was ruimschoots onvoldoende. Veel vragen bleven onbeantwoord, of kregen een onwerkbaar antwoord. Van een doorgedreven technische testfase was geen sprake.
We houden jullie op de hoogte van verdere ontwikkelingen met alles wat met de FLA te maken heeft. Aarzel in de tussentijd niet om contact met ons op te nemen.