Telewerkers zijn werknemers die regelmatig van thuis uit werken, en daarbij gebruik maken van informatietechnologie. Dat gaat gepaard met bepaalde kosten. De werkgever kan de werknemer in die kosten tegemoetkomen met een kostenvergoeding.
We maken hierbij het onderscheid tussen twee verschillende vergoedingen:
- de forfaitaire kantoorvergoeding bij structureel thuiswerk;
- de zogenaamde ‘10%-vergoeding’ voor de werknemers verbonden met een telewerkovereenkomst. Voor hen kan de werkgever 10% van het brutoloon met betrekking tot de dagen telewerk als kostenvergoeding betalen.
Wanneer aan alle voorwaarden voldaan wordt, is de kostenvergoeding voor tele- of thuiswerk vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen, bedrijfsvoorheffing en belasting.
Vanaf 1 juni 2022 worden beide systemen van kostenvergoedingen aangepast.
De forfaitaire kantoorvergoeding bij structureel telewerk bedraagt vanaf 1 juni 2022 maximum 140,15 EUR per maand. In april en mei bedroeg dat nog 137,40 EUR per maand.
De regeling van de 10%-vergoeding voor werknemers met een telewerkovereenkomst dooft echter uit vanaf 1 juni 2022. Nieuwe werknemers kunnen dan geen gebruik meer maken van deze regeling.
Gevolgen voor de werkgever
Werknemers die van thuis uit werken, maken extra kosten. Een werkgever kan de werknemer financieel tegemoetkomen via een kostenvergoeding.
Zowel de RSZ als de fiscus aanvaarden een forfaitaire kantoorvergoeding bij structureel thuiswerk. Mits aan alle voorwaarden voldaan is, is deze vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen.
Vanaf 1 juni 2022 stijgt het forfait naar 140,15 EUR.
De 10%-vergoeding voor de werknemers verbonden met een telewerkovereenkomst, tot nu enkel aanvaard door de RSZ, dooft vanaf 1 juni 2022 uit. Het is nu niet meer mogelijk om in het systeem te stappen van de 10%-vergoeding.
1. Forfaitaire kantoorvergoeding bij structureel thuiswerk
Principe
Bij structureel telewerk aanvaarden de RSZ en de fiscus een forfaitaire kantoorvergoeding, vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing. Deze kantoorvergoeding dekt onder meer de kosten voor het gebruik van een kantoorruimte thuis, kantoorbenodigdheden, printer- en computermateriaal, …
Er is sprake van structureel en regelmatig thuiswerk, wanneer de werknemer het equivalent van één werkdag per week van thuis uit werkt.
Door de oplopende inflatie is het maximale bedrag van de forfaitaire kantoorvergoeding al verschillende keren aangepast in 2022, vandaag komt dat neer op het volgende:
- 132,07 EUR/maand tot en met januari 2022;
- 134,71 EUR/maand voor de maanden februari en maart 2022;
- 137,40 EUR/maand voor de maanden april en mei 2022;
- 140,15 EUR/maand vanaf juni 2022.
De RSZ en de fiscus hanteren hetzelfde bedrag.
Bovenvermelde bedragen zijn maximumbedragen. Het staat de werkgever vrij om een lagere forfaitaire kostenvergoeding toe te kennen. Een hogere kostenvergoeding is ook mogelijk, maar dan moet je dit hoger bedrag uiteraard kunnen verantwoorden.
2. Telewerkforfait van 10%
Principe
Voor werknemers verbonden met een telewerkovereenkomst, kan de werkgever ook een vergoeding geven van 10 % van het brutoloon. Dit brutoloon is dan wel beperkt tot het deel dat betrekking heeft op de thuis geleverde prestaties.
De 10% omvat alle aan het telewerk/thuiswerk verbonden kosten voor rekening van de werkgever.
Denk hierbij aan de kosten voor een kantoor thuis en de kosten voor het gebruik van hulpmiddelen, apparatuur en van bureaumateriaal.
De RSZ aanvaardt deze vergoeding als kost eigen aan de werkgever en is dus vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen.
De fiscus aanvaardt de 10%-vergoeding niet voor telewerk.
Vanaf 1 juni 2022 dooft de regeling van de 10%-vergoeding uit. Dit betekent dat werknemers verbonden met een telewerkovereenkomst vanaf 1 juni 2022 niet meer kunnen instappen in deze regeling. Voldoet de telewerker aan de voorwaarden van structureel telewerk, dan kan de werkgever wel een forfaitaire kantoorvergoeding toekennen.
Werknemers die al vóór 1 juni 2022 een 10%-vergoeding kregen, kunnen verder gebruik maken van deze regeling.
Dit geldt zolang er niets gewijzigd wordt aan de telewerkovereenkomst. Wijzigt bijvoorbeeld het aantal telewerkdagen na 1 juni 2022, dan zal de werkgever de 10%-vergoeding vanaf dan niet langer kunnen toekennen. Ook hier kan de werkgever dan overstappen naar een forfaitaire kantoorvergoeding, indien de werknemer voldoet aan de voorwaarden van structureel telewerk.
Bron: www.socialsecurity.be – Administratieve instructies RSZ 2022/2